Privacy en bescherming van de persoonsgegevens

Inleiding

Als bedrijfsrevisorenkantoor/accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel watgegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen
wij u het volgende mee.

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van klantvan het kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancierof klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens doorons verwerkt worden op het volgende te wijzen.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de Mevr. Tania De Neef.

De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te 9100 Sint Niklaas, August De Boeckstraat 1 bus 5 metals het ondernemingsnummer 0471 908 760.

De verantwoordelijke is ingeschreven bij de het IAB onder erkenningsnummer 10 292 2 N 72.

Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bijTania De Neef via brief op het bovenstaande adres of via e-mail Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en definanciering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna: wet van 18
september 2017).

1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, devoornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.

2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende deuiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, devoornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevenskunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18 september 2017tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van hetgebruik van contanten).

B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandseoverheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaireverplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werdenbelast persoonsgegevens te verwerken.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevenskunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerkingvan de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijnbij de activiteit. Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant, belastingconsulent, bedrijfsrevisor.... niet naar behoren uitvoeren.

3. Welke persoonsgegevens en van wie?

In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevensverwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres,
ondernemingsnummer nationaal nummer ...

Oplijsten doch steeds duidelijk beperken tot wat noodzakelijk is voor het beoogde doel.

In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevensverwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens,

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebbenaangeleverd.

Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoalspersoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders,
klanten, leveranciers, of aandeelhouders.

De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de KruispuntenbankOndernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België
(Balanscentrale) en dergelijke.

De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermeldedoeleinden.

De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

4. Ontvanger van gegevens

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aanorganisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de
controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal hetkantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen
met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht enhiermee uitdrukkelijk mee instemde.

Het kantoor doet een beroep third service providers:

  • Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;
  • Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris ...);
  • ....

Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haarinformaticasysteem te verzekeren.

Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, ofzelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingennodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.

5. Veiligheidsmaatregelen.

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatieopgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.

Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.

6. Bewaringstermijn

6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)

Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.

Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

6.2. Andere persoonsgegevens

De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaardgedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals deboekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.

6.3 Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzijeen andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

7. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, nietprofilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken

7.1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017.

Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijkebegunstigden van de cliënten.

Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017:

"Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, nochvan het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van deveiligheidsgebreken.

Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoalsingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan deverzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat derechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.

Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor deBescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van deverantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaaris voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in deartikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door deCFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, nochvatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, enanderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en dooronderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing
van deze wet."

Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden totde Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).

7.2. Alle andere persoonsgegevens

Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steedscontact nemen met: Tania De Neef.

8. Klachten

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij deGegevensbeschermingsautoriteit:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

E-mail : Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

URL: https://www.privacycommission.be